CONGRES MEDICAUX ET SCIENTIFIQUES
Vous accompagner dans l’organisation de votre évènement (congrès, conférence, salon), depuis la réunion de lancement du projet jusqu'à la remise des bilans statistiques et financier.
Vous libérer de toutes les préoccupations organisationnelles et logistiques afin que vous puissiez vous consacrer pleinement au contenu du congrès.
Vous conseiller pour optimiser le retour sur investissement de votre congrès et favoriser sa croissance, grâce à notre expertise et au développement de solutions innovantes.
Envie de candidater pour accueillir un évènement international en France... nous vous accompagnons dans la préparation et planification minutieuse de votre projet. Afin d’en déterminer la viabilité, nous effectuons une analyse financière précise. Nous mettons à votre service notre expertise des grands projets internationaux pour vous conseiller et vous assister dans la constitution du dossier de candidature jusqu'à sa présentation devant le Comité de Sélection.
CAS CLIENT
Client : WFHSS - World Federation for Hospital Sterilisation Sciences
Réalisation : Congrès mondial des Sciences de la Stérilisation - Core PCO
Opening Ceremony - WFHSS 2024 Santiago
Participants en face du centre des congrès - WFHSS 2024 Santiago
Closing ceremony WFHSS 2022 Barcelona
Opening Ceremony - WFHSS 2024 Santiago
Résultats :
- 2020 Digital / 2021 Genève / 2022 Barcelona / 2023 Bruxelles / 2024 Santiago
- + 2500 congressistes
- 70 pays représentés
- 300 abstracts
- 90 partenaires
CAS CLIENT
Client : Fédération Internationale du Lait - FIL
Réalisation : World Dairy Summit
Opening ceremony - WDS 2024
Plénière - WDS 2024
Gourdes mises à disposition sur place - WDS 2024
Opening ceremony - WDS 2024
Résultats :
- 1600 participants
- 62 pays représentés
- + 23 sessions organisées
- 3 social events dans des lieux d'exception : le Musée du Louvre, la Péniche le Diamant Bleu et le Hangar Y
CAS CLIENT
Client : European-African Hepato-Pancreato-Biliary Association
Réalisation : 15e Congrès biennal de
l'E- AHPBA - Lyon 2023
Opening Ceremony - E- AHPBA Lyon 2023
Plénière - E- AHPBA - Lyon 2023
Diner - E- AHPBA - Lyon 2023
Opening Ceremony - E- AHPBA Lyon 2023
Résultats :
- Organisation d'un évènement international réussie
- 1296 participants venant de 30 pays
- 25 partenaires et exposants
- 1107 abstracts
- 2 dîners
Coordination générale
Rétroplanning global
Réunions comités (ordre du jour, animation, CR)
Recommandations stratégiques, conseils et optimisations
Suivi KPIs
Coordination sur site
Débriefing
Bilan post-évènement
Inscriptions
Gestion des inscriptions
Formulaire en ligne
Bon de commande et facturations
Relations et hotline participants
Lettres invitations visa
Conventions formation
Matériel accueil sur site
Coordination personnels d'accueil
Communication
Editions : charte graphique, contenus, programme, badges...
Plan marketing promotion
Création site web dédié
Animation réseaux sociaux
Emailings
Application smartphone
Relations presse
Relais auprès des parties-prenantes
Production audio-visuelle
Coordination des prestations techniques
Hybridations
Captation/streaming
Plateforme interactive et applis évènements
Montage replays
Interventions distancies
Webinaires / e-congres
Traduction
Cybersécurité des contenus
Suivi budgétaire
Modèle économique
Comptabilité globale
Suivi encaissements
Relances
Règlements fournisseurs
Clôture comptable
Bilan financier
Commercialisation
Recherche sponsoring
Rédaction stratégie commerciale
Elaboration offres partenaires et dossier sponsoring
Suivi administratif contrats et comptable
Relance règlements
Animation réunions partenaires
Gestion exposition
Coordination sur site
Secrétariat Scientifique
Gestion du programme
Appel à abstracts
Relations intervenants
Prise en charge invités
Billetterie transport
Régie et preview sur site
Accueil dédié
Remboursements frais
Gestion prestataires
Visites lieux
Cahier des charges / AO
Analyse devis et négociations
Gestion logistique
Evènements sociaux
Visites techniques et tastings
Suivi facturation et règlements
Bilans prestations
Candidature
Montage dossier candidature internationale
Budget prévisionnel
Accompagnement présentation
Stratégie d'influence
Formation
Certification Qualiopi
Gestion programme DPC
Recommandations
Gestion inscriptions avec convention de formation
Coordination formateurs
Envoi pre/post-test
Emargement sur site
Hébergement
Coordination globale des hébergements
Recherche et achats via HOPSCOTCH Housing
Négociation des prix et conditions
Plateforme réservation dédiée
Gestion groupe et invités
AssistanCe participants
QUELQUES REFERENCES...
